Die Organisation des Alltags. Eine wiederkehrende Herausforderung, egal ob privat oder geschäftlich. Technisch und methodisch gibt es viel an Unterstützung zu entdecken. Lassen Sie uns ein paar Möglichkeiten genauer betrachten.

Methoden zur Projekt- und Aufgabenverwaltung:

Eisenhower-Methode

Die wohl bekannteste Methode auf Basis des klassischen Postkorbs: Einteilung der Aufgaben in vier Bereiche: 

  1. wichtig/eilig
  2. wichtig/nicht eilig
  3. unwichtig/eilig
  4. unwichtig/nicht eilig.

Einfach und effektiv. Vorteil: Die Methode lässt sich sowohl analog per Notizbuch (Bullet Journal) bzw. mit Ablagekörben umsetzen oder eben auch in verschiedensten Programmen und Apps.
Eine PDF Vorlage stellt die Seite todo-liste.de unter folgendem Link bereit: Download

GTD

Steht für „Getting Things Done“ und geht auf den Bestseller-Autor David Allen zurück: Projekte in kleine Schritte aufteilen, Teilschritte strukturieren (Wann, Wie, Wo) und jeden Tag neu priorisieren.
Die Methode ist deutlich komplexer als Eisenhower, aber auch sehr effektiv.

Sie baut sich wie folgt auf:

  1. Sammeln: Sammle an möglichst wenig Orten alles, was auf dich einströmt
  2. Verarbeiten:
    1. Entscheide regelmäßig diszipliniert für alles, was du gesammelt hast, ob du etwas damit tun musst bzw. willst oder nicht
    2. Erfasse die Tätigkeiten, die sobald wie möglich erledigt werden sollen so, dass Du nur nicht noch einmal darüber nachdenken musst, worum es geht (gewünschtes Ergebnis) bzw. wie du anfangen wirst, es zu tun (Nächste Aktion).
  3. Organisieren: Erfasse alles am richtigen Ort eines vertrauenswürdigen Systems außerhalb deines Kopfes
  4. Durchsehen: Stelle durch regelmäßige Durchsicht sicher, dass dein System aktuell und gepflegt ist, so dass du dich darauf verlassen kannst.
  5. Erledigen: Entscheide basierend auf Deiner Umgebung (Kontext), der verfügbaren Zeit, Deiner Energie und schließlich der Priorität, was Du als nächstes tust.

Die 4 Listen:

  1. Aktionslisten: Hier werden die „Nächsten Aktionen“ so formuliert, dass die damit verbundene Aufgabe ohne nochmaliges Nachdenken direkt begonnen werden kann (z. B. „Belege im Büro zusammensuchen“ statt der nicht-GTD-Aufgabe „Steuererklärung machen“). Je nach Menge der Aufgaben ist es sinnvoll, die nächsten Aktionen getrennt nach Kontexten zu organisieren. Die Bezeichnungen der einzelnen Kontextlisten legt jeder individuell fest. David Allen empfiehlt, sie nach den zur Erledigung der Tätigkeiten notwendigen Ressourcen zu benennen: Geeignete Namen der Kontextlisten sind beispielsweise „Telefon“, „Internet“ oder „Auto“. Bei einer wöchentlichen Durchsicht werden alle Listen überprüft und auf den neuesten Stand gebracht.
  2. Projekteliste: Hier werden alle Projekte erfasst. Bei Projekten handelt es sich um Aufgaben, die nicht mit einer einzigen nächsten Aktion erledigt werden können. Projekte sollten nach Möglichkeit anziehend formuliert werden.
  3. Kalender: Termine werden in einem Kalender festgehalten. Im Kalender sollen nur zeitspezifische Aufgaben (Termine, z. B. Meetings), tagesspezifische Aufgaben (Aufgaben, die an genau diesem Tag erledigt werden müssen) oder zeitspezifische Informationen (z. B. die Geburtstagserinnerung oder Hotelinformationen bei Dienstreisen) erfasst werden.
  4. Warten-auf-Liste: Ein wesentliches, insb. für Manager kostbares Element von GTD ist, dass sehr früh im Workflow geprüft wird, ob die Aufgabe delegiert werden kann. Sofern dies der Fall ist, wird die delegierte Aufgabe zur Nachverfolgung auf dieser Liste erfasst. Idealerweise wird hier der Zeitpunkt der Übergabe auch erfasst.

Die 2-Minuten-Regel

Bei der Bewältigung aller Tätigkeiten sollte die „2-Minuten-Regel“ berücksichtigt werden: „Dauert eine Tätigkeit weniger als 2 Minuten, sollte sie umgehend erledigt werden“. Projekte, bei denen erst in Zukunft eine Tätigkeit möglich ist, werden in einem Wiedervorlage-System, z. B. einer Wiedervorlage-Mappe, verankert (Tickler File). Projekte oder Tätigkeiten, denen man im Augenblick bewusst nicht nachgeht, die aber zukünftig interessante Projekte sein könnten, werden als „Vielleicht/Irgendwann“ kategorisiert und als Ideen aufbewahrt.

ABC-Methode

Ähnlich wie Eisenhower, aber mit nur drei Postkörben: 

A= sehr wichtig
B=weniger wichtig
C=kaum oder gar nicht wichtig



ALPEN-Methode

Vorher Aufschreiben, was zu tun ist, Länge der Zeit dafür einschätzen, Puffer einplanen (An-Abfahrt, Essen, Pausen, Vor- und Nachbereiten), Entscheidungen priorisieren und Nachkontrollieren. Alles weitere auf den nächsten Tag schieben.

SMART-Methode

Die SMART-Methode lehnt sich daran an: Ziele so spezifisch wie möglich beschreiben, sich fragen, woran genau man deren Erfolg misst, in Aktionen zu denken, auf tatsächliche Realisierbarkeit zu überprüfen und die einzelnen Schritt dann zu terminieren. (Hat sich bewährt, braucht aber Zeit).

Werkzeuge, um den Alltag zu strukturieren und zu organisieren

Zur einfachen Aufgabenverwaltung

Wunderlist

Eins der ersten einfachen Aufgabentools: Wunderlist. Sie können Listen erstellen und mit Aufgaben befüllen. Das funktioniert einfach, sieht schön aus und ist effizient. Listen können mit anderen Nutzern geteilt werden. Es gibt eine gratis und eine kostenpflichtige Variante. Leider wurde Wunderlist von Microsoft aufgekauft und wird seit dem vernachlässigt, so dass ich aktuell eher meinen persönlichen Favoriten Todoist empfehle.

Todoist

Mein Favorit. Auf jedem System per Programm oder Browser nutzbar, bietet Todoist alles was man zur Aufgabenverwaltung benötigt. Listen, Aufgaben, Tags und natürlich die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern. Auch toll, das Programm motiviert einen in Form von Motivationspunkten für erledigte Aufgaben.

Schön: es gibt viele Erweiterungen in beispielsweise Browsern oder Mailprogrammen um Vorgänge in Aufgaben zu wandeln.
Es gibt eine sehr gut nutzbare Gratisversion und eine mit erweiterten Funktionen versehene Premium Version.

Notizen  / Erinnerungen (Applesystem)

Als Apple Nutzer hat man bereits sehr gute eingebaute Lösungen. Sowohl Notizapp mit dem Textformat „Checkliste“ als auch die sprachsteuerbare App „Erinnerungen“ bieten schnelle und einfache Lösungen die sich bewährt haben.

Fortgeschrittene Aufgabenverwaltung


Microsoft Planner

Sie nutzen Office 365? Schauen Sie sich den Microsoft Planner an. Im Gegensatz zum eher noch nicht ausgereiftem ToDo, ist der Planner definitiv einen Blick wert, um Aufgaben und Projekte im Team im Auge zu behalten. Enthalten in jedem Office 365 Plan.

Meistertask

Eine in Deutschland entwickelte Softwarelösung, die stark auf Kanban als Methode setzt. Diese durch das Tool Trello bekannt gewordene Methode, setzt Aufgabenverteilung in Spalten. Diese Spalten können dann nach Methodenform (GTD, Eisenhower) benannt werden und sie behalten so den Überblick.

Auch Meistertask ist in einer kostenfreien und Premiumvariante systemübergreifend erhältlich.

Zenkit

Der Newcomer. Deutscher Serverstandort, für jedes System Apps und eine sehr flexible Herangehensweise. Sie geben die Daten ein und entscheiden dann ob Sie lieber mit einem Kanboard, einer Liste oder einem Gantt Diagramm (visualisierte Aufgabendauer im Zeitstrahl) arbeiten möchten. Zenkit ist kostenlos und in einer Premiumvariante verfügbar, birgt es großes Potenzial.

Kanboard

Eine sehr schöne Open-Source-Lösung die sich auf jedem Webserver betreiben lässt. Wie der Name verrät setzt auch Kanboard auf Kanban als primäre Aufgabenverwaltung. Aber auch Listenansichten und Gantt-Charts sind integrierbar. Es sieht optisch nicht so modern aus wie viele der anderen vorgestellten Lösungen und bietet keine Apps, ist aber extrem mächtig im Leistungsumfang und wird fortlaufend weiterentwickelt. Wie intensiv Sie Ihre Projekte hier ausgestalten gibt Ihnen das Programm nicht vor.

Komplexe Projekt- und Aufgabenverwaltung

Für Projekte mit komplexen Aufbau und mittleren bis großen Teams werden oft auch deutlich umfangreichere Werkzeuge benötigt.

Jira

Als Webplattform systemübergreifend nutzbar, hat sich Jira über die Jahre in vielen Firmen als Werkzeug der Wahl durchgesetzt. Es dauert einige Zeit bis man sich eingearbeitet sowie den eigenen Arbeitsablauf abgebildet hat, doch dann ist Jira durch seine Modularität und Erweiterbarkeit ein mächtiges Tool im Projektalltag.
Jira ist kostenpflichtig und sowohl als Inhousebetrieb als auch als SAAS (Cloudlösung) erhältlich.

Open Project

Eine mächtige Open-Source-Variante, die Sie auf Ihrem eigenen Server betreiben können. Alternativ bietet Open Project auch einen kostenpflichtigen und funktionell unter anderem um Kanban Boards erweiterten Cloud Service an.
Wenn Sie komplexe Zeiterfassungen, Projektdefinitionen und Teamverteilungen benötigen, sind Sie hier richtig.

Es gibt noch viele, viele weitere Lösungen auf dem Markt. Das ist nur ein kleiner Überblick.
Welche Methoden wenden Sie im Alltag an? Welche Softwarelösungen verwenden Sie? Verraten Sie es uns in den Kommentaren!